Qué debe tener un software de gestión para compraventas de vehículos en España: stock, REBU, contratos, leads y margen. Criterios para comparar y elegir.
Toda compraventa gestiona lo mismo: coches que entran con un coste, coches que salen con un precio, documentos que lo soportan todo (contratos, facturas, trámites) y clientes que preguntan por WhatsApp, Wallapop o teléfono. Mientras hay tres coches y un socio, una hoja de cálculo aguanta. El problema aparece con el volumen: costes de reacondicionamiento que nadie apuntó, facturas REBU con menciones incorrectas, contratos rehechos copiando el anterior, leads sin contestar en el móvil personal y, sobre todo, la pregunta que ningún Excel responde bien: ¿cuánto estoy ganando de verdad en cada coche?
Un software de gestión para compraventas (lo que en el sector grande se llama un DMS, dealer management system) existe para responder eso de forma automática. Esta guía repasa qué debe tener uno pensado para el mercado español y qué criterios usar para comparar, tanto si vienes del papel como si arrastras una herramienta genérica que se te ha quedado corta.
El corazón del sistema. Cada vehículo debe ser una ficha con su identificación completa (matrícula, bastidor, versión), su precio de compra documentado, todos sus gastos imputados (reacondicionamiento, transporte, ITV, gestoría) y sus fechas de entrada y salida. Sin imputación de gastos por coche no hay margen real; solo sensaciones. Y las fechas importan más de lo que parece: la antigüedad del stock tiene consecuencias fiscales directas, como el plazo de un año de la exención de ITP que explicamos en la guía de la operativa DGT para compraventas.
Aquí es donde los programas genéricos de facturación fallan estrepitosamente. Una compraventa española necesita:
Cada venta necesita su contrato con los datos del coche y del comprador, kilometraje, garantía y condiciones; cada compra a particular, el suyo. Un buen sistema los genera automáticamente desde la ficha del vehículo, sin recopiar datos (que es donde nacen los errores de bastidor y los kilometrajes bailados). Qué debe decir ese contrato lo tratamos en contrato de compraventa: claves y errores.
Los compradores llegan por Wallapop, Milanuncios, coches.net, el teléfono y la puerta. Si cada canal vive en su aplicación, las oportunidades se enfrían y nadie sabe qué se contestó. El software debe centralizar los leads con su vehículo de interés, su canal de origen y su estado, y permitir el seguimiento (quién llamó, qué se ofreció, cuándo retomar). La mecánica completa la desarrollamos en cómo gestionar los leads de Wallapop y Milanuncios.
Comprar bien exige saber cuánto vale un coche antes de pagar por él, y fijar precio de venta exige saber a cuánto se está vendiendo de verdad. Un sistema moderno incorpora tasación con datos de mercado reales (anuncios vivos, no tablas teóricas) integrada en el flujo: tasas la retoma o la compra desde la misma herramienta donde gestionas el stock.
Cobros, señales y reservas, gastos generales del negocio y, al final del trimestre, la información ordenada para el IVA (con el REBU bien separado) y para tu asesoría. Si a final de trimestre sigues rehaciendo números a mano para el 303, el sistema no está completo.
El mercado español de software para compraventas se mueve en un rango amplio: desde planes de entrada gratuitos o de pocas decenas de euros al mes hasta DMS corporativos de varios cientos de euros mensuales pensados para grupos de concesionarios. Para una compraventa independiente, la franja razonable suele estar en la parte baja de ese rango, y lo relevante no es el precio absoluto sino la comparación honesta con la alternativa.
Porque el desorden también tiene tarifa, aunque no llegue en un recibo: un solo coche comprado 500 € por encima de su valor de mercado, una factura REBU mal emitida que aflora en una comprobación, un lead de un comprador real sin contestar un sábado, o las dos o tres horas semanales de administración duplicada. Cualquiera de esas partidas, una sola vez, paga meses de cuota. Es la cuenta que conviene hacer, con tus números, antes de decidir que el software "es caro".
El miedo a la migración mantiene a muchas compraventas atadas a herramientas que odian. El proceso, bien planteado, es más corto de lo que parece:
Pregunta siempre al proveedor si acompaña en este proceso; la respuesta te dirá mucho de cómo será el soporte después.
¿Necesito software si vendo tres o cuatro coches al mes? La obligación de facturación conforme que llega en 2027 aplica a cualquier volumen, así que facturar "a mano" dejará de ser opción también para el pequeño. A partir de ahí, cuanto antes ordenes stock y márgenes, menos vicios acumulas para cuando crezcas.
¿Me sirve un ERP o programa de facturación genérico? Para facturar, quizá; para el negocio, no: sin REBU nativo, sin ficha de vehículo con costes, sin contratos del sector y sin leads, acabarás rodeándolo de Excels, que es lo que querías evitar.
¿Y lo que me hace la asesoría? La asesoría liquida impuestos con los datos que tú le das. El software es precisamente lo que hace que esos datos lleguen completos y limpios. Son complementarios, no alternativos.
MotorPost es un software creado específicamente para compraventas y concesionarios de vehículos de ocasión en España, y cubre el ciclo completo que acabamos de describir: stock con costes y márgenes por coche, facturación adaptada al REBU y al régimen general con proformas, albaranes y rectificativas, contratos generados desde la ficha del vehículo, gestión de leads, tasación con inteligencia artificial sobre datos reales del mercado español y control de caja y gastos. Se usa desde el navegador, en el móvil o en el ordenador, sin instalaciones.
La mejor forma de evaluarlo es la misma que te hemos recomendado para cualquier opción: verlo funcionando con tus coches. Pide una demo de MotorPost o repasa en detalle el CRM para compraventas. Y si estás todavía montando el negocio, empieza por la guía completa para abrir una compraventa: el software es el paso doce, no el primero.
¿Llevas una compraventa o un concesionario? Así lleva MotorPost el stock, la tasación, las ventas y el REBU
Categoría: GUÍA